Рассылка расчетных листков из 1С:ЗУП 8 (ред. 3) — это стандартная процедура, позволяющая автоматически отправлять расчетные листки сотрудникам по электронной почте. В 1С:ЗУП есть встроенный функционал для этого, но его нужно настроить.
Общий принцип:
Настройка учетной записи электронной почты в 1С. Настройка шаблона расчетного листка (если требуется). Указание адресов электронной почты сотрудников. Формирование и отправка расчетных листков.
Пошаговая инструкция:
Настройка учетной записи электронной почты:
- Перейдите в раздел “Администрирование” -> “Органайзер” -> “Учетные записи электронной почты”. Нажмите кнопку “Создать”. Укажите параметры учетной записи:
- Адрес электронной почты: Адрес электронной почты, с которого будут отправляться расчетные листки (например, payroll@yourcompany. com). Пароль: Пароль от этой учетной записи. Сервер входящей почты (POP3/IMAP): Заполнять Не нужно, т. к. отправляем, а не получаем. Сервер исходящей почты (SMTP): Укажите адрес SMTP-сервера вашего почтового провайдера (например, smtp. gmail. com, smtp. yandex. ru, smtp. mail. ru). Порт SMTP: Укажите порт SMTP-сервера (обычно 465 или 587). Использовать SSL/TLS: Установите флажок, если требуется использовать шифрование (обычно требуется). Аутентификация SMTP: Установите флажок, если требуется аутентификация на SMTP-сервере (обычно требуется). Имя пользователя SMTP: Укажите имя пользователя для аутентификации на SMTP-сервере (обычно совпадает с адресом электронной почты).
Важно: Укажите данные учетной записи, с которой будет производиться отправка. Убедитесь, что эта учетная запись настроена правильно и имеет достаточно прав для отправки писем. Проверьте, не блокирует ли ваш почтовый провайдер отправку писем с помощью сторонних приложений. Для Gmail, например, может потребоваться включить “Доступ небезопасных приложений”. Нажмите “Проверить и сохранить”.
Указание адресов электронной почты сотрудников:
- Перейдите в раздел “Кадры” -> “Сотрудники”. Откройте карточку сотрудника. На вкладке “Личные данные” в поле “Электронная почта” укажите адрес электронной почты сотрудника, на который нужно отправлять расчетный листок. Повторите эту процедуру для всех сотрудников. Важно: Убедитесь, что адреса электронной почты указаны правильно.
Формирование и отправка расчетных листков:
- Перейдите в раздел “Зарплата” -> “Сервис” -> “Отправка расчетных листков”. Месяц начисления: Укажите месяц, за который нужно отправить расчетные листки. Организация: Выберите организацию. Учетная запись электронной почты: Выберите учетную запись электронной почты, которую вы настроили на шаге 1. Формат расчетного листка: Выберите формат, в котором нужно отправлять расчетные листки (обычно PDF). Шаблон сообщения: Заполните текст сообщения электронной почты. Можно использовать параметры, которые будут автоматически заменяться на данные сотрудника (например, “%ФИО%”, “%МесяцНачисления%”). Отправлять: Выберите, отправлять ли расчетные листки всем сотрудникам или только выбранным. Нажмите кнопку “Отправить”.
Анализ результатов отправки:
- После отправки расчетных листков система отобразит протокол отправки, в котором будет указано, какие письма были отправлены успешно, а какие — нет. Проанализируйте протокол и исправьте ошибки (например, неверные адреса электронной почты, проблемы с подключением к почтовому серверу).
Дополнительные настройки и возможности:
- Шаблон расчетного листка: Можно настроить шаблон расчетного листка, который будет использоваться при отправке. Для этого перейдите в раздел “Администрирование” -> “Печатные формы, отчеты и обработки” -> “Макеты печатных форм” и найдите макет “Расчетный листок”. Отредактируйте макет по своему усмотрению. Групповое изменение адресов электронной почты: Если нужно изменить адреса электронной почты сразу для нескольких сотрудников, можно использовать обработку “Групповое изменение реквизитов”. Отправка расчетных листков по расписанию: Можно настроить регламентное задание, которое будет автоматически отправлять расчетные листки по расписанию (например, каждый месяц в определенный день). Отправка в личный кабинет сотрудника: Некоторые конфигурации 1С:ЗУП поддерживают отправку расчетных листков в личный кабинет сотрудника (если он реализован).
Пример шаблона сообщения электронной почты:
Здравствуйте, %ФИО%!
Во вложении к этому письму находится ваш расчетный листок за %МесяцНачисления%.
С уважением,
Бухгалтерия ООО "Ваша компания"
Важные моменты:
- Безопасность: При настройке учетной записи электронной почты убедитесь, что пароль хранится в безопасном месте. Не используйте для отправки расчетных листков личные учетные записи сотрудников. Проверка: Перед отправкой расчетных листков всем сотрудникам, отправьте тестовое письмо на свой адрес, чтобы убедиться, что все настроено правильно. Спам: Убедитесь, что ваши письма не попадают в спам. Для этого правильно настройте SPF и DKIM записи для вашего домена. Права доступа: Убедитесь, что у пользователя, который отправляет расчетные листки, есть необходимые права доступа. Обновление платформы: Убедитесь, что у вас установлена последняя версия платформы 1С:Предприятие и конфигурации 1С:ЗУП.
Возможные проблемы и решения:
- Ошибка подключения к почтовому серверу: Проверьте правильность указанных настроек SMTP-сервера, порта и учетной записи. Письма не доходят до адресатов: Проверьте правильность адресов электронной почты сотрудников, проверьте настройки антиспама на почтовом сервере, убедитесь, что ваш IP-адрес не заблокирован почтовым провайдером. Неправильный формат расчетного листка: Отредактируйте макет печатной формы “Расчетный листок”. Отсутствует учетная запись электронной почты: Предварительно заведите учетную запись для рассылки, например, на Яндексе или Mail. ru, и укажите ее параметры в 1С.
Рекомендации:
- Разработайте внутренний регламент, определяющий порядок формирования и отправки расчетных листков. Обучите сотрудников правилам работы с 1С:ЗУП, связанным с отправкой расчетных листков. Регулярно проверяйте правильность настроек учетной записи электронной почты и адресов электронной почты сотрудников.
Следуя этим инструкциям, вы сможете настроить автоматическую рассылку расчетных листков из 1С:ЗУП 8 (ред. 3) и упростить процесс информирования сотрудников о начисленной заработной плате.
