Отражение проезда по платной дороге в 1С зависит от того, кому принадлежит транспортное средство (собственное или арендованное) и как именно ваша организация учитывает расходы на содержание транспорта. Рассмотрим наиболее распространенные ситуации и проводки в 1С:Бухгалтерия предприятия 8 (ред. 3.0).
Ситуация 1: Собственный транспорт, оплата наличными или банковской картой сотрудника (через подотчетное лицо).
Создание авансового отчета:
- Раздел: “Банк и касса” -> “Касса” -> “Авансовые отчеты”. Нажмите кнопку “Создать”. Укажите подотчетное лицо (сотрудника). Укажите дату авансового отчета. На закладке “Авансы” добавьте информацию о выданных подотчетному лицу денежных средствах (если аванс выдавался). Если сотрудник оплатил проезд из собственных средств, эту закладку можно пропустить. На закладке “Прочее” добавьте строку с информацией о проезде по платной дороге:
- Документ: Выберите документ, подтверждающий оплату проезда (например, чек, квитанция). Если нет документа, отразите как прочий расход. Дата: Укажите дату оплаты проезда. Содержание: Укажите описание расхода (например, “Оплата проезда по платной дороге М-4”). Сумма: Укажите сумму оплаты. Счет учета: Укажите счет учета затрат, на который будет отнесен расход (20.01 “Основное производство”, 26 “Общехозяйственные расходы”, 44.01 “Издержки обращения” — в зависимости от того, для каких целей использовался транспорт). Статья затрат: Очень важно! Выберите статью затрат, соответствующую расходам на проезд по платным дорогам. Если такой статьи нет, создайте новую (например, “Оплата проезда по платным дорогам”). Для налогового учета убедитесь, что для этой статьи затрат указан правильный вид расхода (например, “Прочие расходы, связанные с производством и реализацией”). НДС: Если в документе об оплате выделен НДС, укажите ставку НДС и сумму НДС. Счет учета НДС: 19.04 “НДС по приобретенным услугам”.
Проведите и закройте документ “Авансовый отчет”.
Проводки (пример):
- Дт 20.01 (26, 44.01) Кт 71.01 — Отражены расходы на проезд по платной дороге. Дт 19.04 Кт 71.01 — Отражен НДС по оплате проезда (если выделен). Кт 50.01 (51) Дт 71.01 — Списаны денежные средства с подотчета (если выдавался аванс).
Ситуация 2: Собственный транспорт, оплата транспондером (безналичная оплата).
Выписка банка: Загрузите выписку банка, в которой отражена оплата проезда по платной дороге. Создайте документ “Списание с расчетного счета”:
- Раздел: “Банк и касса” -> “Банковские выписки”. Создайте документ “Списание с расчетного счета”. Вид операции: “Оплата поставщику”. (Если пополнение транспондера — “Прочее списание”). Получатель: Если списание идет напрямую в пользу оператора платной дороги, то укажите его в качестве поставщика. Если это пополнение транспондера, можно указать “Подотчетное лицо”, а в назначении платежа указать “Пополнение транспондера ФИО сотрудника”. Счет расчетов: 60.02 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в валюте)” или 71.01 в случае пополнения под отчет. Сумма: Укажите сумму списания. Назначение платежа: “Оплата проезда по платной дороге [название дороги], [дата], [номер транспондера]”. Проведите документ.
Отражение расходов (два варианта):
- Вариант 1 (оплата оператору платной дороги):
- Документ “Поступление (акты, накладные)” с видом “Услуги”:
- Раздел: “Закупки” -> “Поступление (акты, накладные)”. Создайте документ “Поступление (акты, накладные)”. Вид операции: “Услуги”. Контрагент: Оператор платной дороги. Счет учета расчетов: 60.01 В табличной части “Услуги”: Укажите услугу “Проезд по платной дороге”. Счет затрат 20.01, 26 или 44.01, статью затрат, соответствующую услугам по перевозке. Проведите документ.
Зачет аванса: Сделайте зачет аванса документом “Списание с расчетного счета”, указав документ поступления услуг.
Вариант 2 (пополнение транспондера):
- Документ “Авансовый отчет”:
- Если в настройках учетной политики у вас используется счет 76.09 как транзитный, то нужно сделать проводку Дт 76.09 Кт 71.01
Списание с подотчета: Дт 20.01, 26 или 44.01 — Укажите статью затрат, соответствующую услугам по перевозке. Кт 76.09 Внимание! в этом случае нужно вести аналитику по транспондерам, чтобы понимать, когда и какой остаток был списан.
Проводки (пример):
- Дт 60.02 Кт 51 — Списаны денежные средства на оплату проезда (или пополнение транспондера). (При использовании 76.09): Дт 76.09 Кт 71.01 — Пополнение транспондера отражено на счете расчетов с подотчетными лицами Дт 20.01 (26, 44.01) Кт 60.02 (76.09) — Отражены расходы на проезд по платной дороге. Дт 19.04 Кт 60.02 (76.09) — Отражен НДС по оплате проезда (если выделен).
Ситуация 3: Арендованный транспорт (оплата наличными или картой сотрудника).
Учет аналогичен Ситуации 1, но счет учета затрат может быть изменен в зависимости от условий договора аренды.
Ситуация 4: Использование транспондера на арендованном транспорте.
Учет аналогичен Ситуации 2, но счет учета расчетов — 76.05 (Расчеты с разными дебиторами и кредиторами)
Важные моменты:
- Статья затрат: Выбор правильной статьи затрат очень важен для корректного учета расходов и формирования налоговой отчетности. Первичные документы: Обязательно наличие первичных документов, подтверждающих оплату проезда (чеки, квитанции, выписки банка). Учетная политика: Закрепите порядок учета расходов на проезд по платным дорогам в учетной политике организации. Счета учета: Внимательно выбирайте счета учета затрат в зависимости от назначения транспорта и условий договора. НДС: Если в документе об оплате выделен НДС, убедитесь, что у вас есть право на вычет НДС.
Рекомендации:
- Автоматизируйте процесс учета расходов на проезд по платным дорогам, если это возможно. Используйте отчеты для анализа этих расходов. Обратитесь к специалистам 1С, если вам требуется помощь в настройке учета. При использовании транспондера, рассмотрите возможность интеграции с системой учета для автоматического получения информации о поездках и расходах.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете правильно отразить расходы на проезд по платной дороге в 1С и обеспечить корректный учет в вашей организации.
