Принятие к учету учебников в 1С зависит от того, являются ли они для организации основным средством (ОС) или материальным запасом (МПЗ). Также важна конфигурация 1С, но основные принципы будут схожи. Рассмотрим варианты для 1С:Бухгалтерия предприятия 8 (ред. 3.0).
I. Учет учебников как основных средств (ОС):
Этот способ учета применяется, если учебники соответствуют критериям ОС (стоимость выше установленного лимита, срок полезного использования более 12 месяцев).
Поступление учебников:
- Раздел: “Покупки” -> “Поступление (акты, накладные)”. Создайте документ “Поступление (акты, накладные)”. Вид операции: “Оборудование”. Укажите поставщика и договор. В табличной части “Оборудование” укажите:
- Номенклатура: Создайте новую номенклатуру с видом “Оборудование” для каждого учебника или группы однотипных учебников. Количество: Количество поступивших учебников. Цена: Цена за единицу. Сумма: Сумма по данной строке. Счет учета: 08.04 “Приобретение объектов основных средств”. Статья затрат: Статья затрат на приобретение ОС.
Проведите документ.
Проводки:
- Дт 08.04 Кт 60.01 — Отражено приобретение учебников. Дт 19.01 Кт 60.01 — Отражен НДС (если есть).
Принятие к учету в качестве основных средств:
- Раздел: “Основные средства” -> “Принятие к учету ОС”. Создайте документ “Принятие к учету ОС”. Вид операции: “Оборудование”. Укажите организацию и местонахождение. На закладке “Основные средства” добавьте информацию об учебниках:
- Объект ОС: Выберите учебник из справочника “Основные средства”. Если учебника еще нет в справочнике, создайте его, указав:
- Наименование. Группу учета ОС: Выберите подходящую группу, например, “Библиотечный фонд”. Срок полезного использования: Укажите срок полезного использования учебников в месяцах. Способ начисления амортизации: Выберите подходящий способ, например, “Линейный способ”. Счет учета амортизации: 02.01 “Амортизация основных средств, учитываемых на счете 01”. Счет затрат: Укажите счет затрат, на который будет относиться амортизация (20.01, 26, 44.01 — в зависимости от того, где используются учебники).
Счет учета: 01.01 “Основные средства в организации”. Первоначальная стоимость: Первоначальная стоимость будет заполнена автоматически из документа поступления.
Проведите документ.
Проводки:
- Дт 01.01 Кт 08.04 — Учебники приняты к учету в качестве основных средств.
Начисление амортизации:
- Амортизация учебников начисляется ежемесячно с помощью регламентной операции “Закрытие месяца”. Раздел: “Операции” -> “Закрытие месяца”. Выполните регламентную операцию “Амортизация ОС и НМА”.
Проводки:
- Дт 20.01 (26, 44.01) Кт 02.01 — Начислена амортизация учебников.
II. Учет учебников как материальных запасов (МПЗ):
Этот способ учета применяется, если учебники не соответствуют критериям ОС (стоимость ниже установленного лимита, срок полезного использования менее 12 месяцев).
Поступление учебников:
- Раздел: “Покупки” -> “Поступление (акты, накладные)”. Создайте документ “Поступление (акты, накладные)”. Вид операции: “Покупка, комиссия”. Укажите поставщика и договор. В табличной части “Товары” укажите:
- Номенклатура: Создайте новую номенклатуру с видом “Материалы” для каждого учебника или группы однотипных учебников. Количество: Количество поступивших учебников. Цена: Цена за единицу. Сумма: Сумма по данной строке. Счет учета: 10.01 “Сырье и материалы” или 10.09 “Инвентарь и хозяйственные принадлежности” (в зависимости от учетной политики).
Проведите документ.
Проводки:
- Дт 10.01 (10.09) Кт 60.01 — Отражено поступление учебников. Дт 19.03 Кт 60.01 — Отражен НДС (если есть).
Передача в эксплуатацию (списание):
- Раздел: “Склад” -> “Требования-накладные”. Создайте документ “Требование-накладная”. Вид операции: “Передача материалов в эксплуатацию” или “Списание материалов” (если учебники сразу списываются, например, из-за небольшого срока использования). Укажите склад. В табличной части “Материалы” укажите:
- Номенклатура: Выберите учебник из справочника “Номенклатура”. Количество: Количество списываемых учебников. Счет учета: 10.01 (10.09). Счет затрат: Укажите счет затрат, на который будет отнесена стоимость учебников (20.01, 26, 44.01 — в зависимости от того, где используются учебники). Статья затрат: Выберите статью затрат, соответствующую расходам на учебники.
Укажите счет учета затрат и статью затрат на закладке “Счета учета затрат”. Проведите документ.
Проводки:
- Дт 20.01 (26, 44.01) Кт 10.01 (10.09) — Списана стоимость учебников.
III. Важные моменты:
- Учетная политика: Закрепите порядок учета учебников в учетной политике организации. Первичные документы: Обязательно наличие первичных документов, подтверждающих приобретение учебников (накладная, счет-фактура). Лимит стоимости для ОС: Учитывайте установленный в организации лимит стоимости для отнесения имущества к основным средствам. Материальная ответственность: Если учебники передаются в пользование сотрудникам, оформите договор о материальной ответственности. Инвентаризация: Регулярно проводите инвентаризацию учебников.
IV. Рекомендации:
- Определите, к какой категории (ОС или МПЗ) относятся учебники в вашей организации. Создайте отдельные элементы номенклатуры для каждого учебника или группы однотипных учебников. Внимательно заполняйте реквизиты документов поступления и принятия к учету. Используйте стандартные отчеты для контроля движения учебников. Обратитесь к специалистам 1С, если вам требуется помощь в настройке учета учебников.
Пример (Учет учебников как МПЗ):
Приобретены учебники на сумму 5000 руб. (без НДС). Учетная политика организации: лимит стоимости для ОС — 40000 руб. Учет учебников ведется на счете 10.09 “Инвентарь и хозяйственные принадлежности”. Учебники переданы в использование в административный отдел.
Проводки:
- Дт 10.09 Кт 60.01 — 5000 руб. (Отражено поступление учебников). Дт 26 Кт 10.09 — 5000 руб. (Списана стоимость учебников).
Следуя этим рекомендациям, вы сможете правильно принять к учету учебники в 1С и обеспечить корректный учет имущества в вашей организации.
