Как в 1с убрать превышение

В 1С "превышение" может означать несколько разных ситуаций, каждая из которых требует своего подхода к "устранению". Чаще всего это относится к:

Превышению лимитов (например, лимита кредита, лимита расхода ДС). Превышению остатков (например, отрицательные остатки товаров на складе, отрицательное сальдо по счету). Превышению взаиморасчетов (некорректная задолженность).

Рассмотрим каждый случай отдельно.

1. Превышение лимитов (в основном в УТ, ERP, УНФ, БГУ)

Что это: Система 1С может быть настроена на контроль лимитов для различных операций:

Кредитный лимит для клиента: Максимальная сумма задолженности, которую может иметь покупатель. При попытке оформить продажу сверх лимита, документ может не проводиться. Лимит расхода денежных средств: Максимальная сумма, которую можно потратить по определенной статье ДДС или подразделению за период. Бюджетные лимиты: В государственных учреждениях или при бюджетировании.

Как "убрать" (разрешить) превышение:

Для разовой операции:
В документе, вызывающем превышение (например, "Заказ клиента", "Заявка на расходование денежных средств"), может быть Специальный флажок или кнопка "Сверх лимита" / "Разрешить превышение". Установка этого флажка (при наличии соответствующих прав) позволит провести документ, игнорируя текущий лимит. Иногда требуется Согласование документа с руководителем или финансовым отделом, который утвердит превышение.

Для системного решения:

Изменение настроек лимита: Если лимит постоянно превышается, возможно, его нужно Увеличить в учетной политике, договоре с контрагентом или в соответствующем регистре установки лимитов. Актуализация данных: Убедитесь, что все оплаты и взаиморасчеты отражены в системе, чтобы фактическая задолженность была актуальной. Изменение прав доступа: Если вы хотите дать определенным пользователям возможность превышать лимиты без согласования, необходимо скорректировать их Роли и права доступа.

2. Превышение остатков (отрицательные остатки)

Что это: Ситуация, когда по данным учета на складе числится товара меньше нуля (или по счету). Это чаще всего указывает на ошибку в последовательности ввода документов или в самих документах.

Причины:

Товар был Списан/продан раньше, чем поступил на склад. Ошибка в количестве при оприходовании или списании. Проведен документ "Реализация" на количество большее, чем есть на складе.

Как "убрать" (исправить) превышение:

Поиск причины: Это самый важный шаг.

Сформируйте отчет "Остатки товаров" или "Оборотно-сальдовая ведомость по счету 41/10" с детализацией до документа-регистратора. Найдите проблемную номенклатуру и посмотрите хронологию ее движения: когда она пришла, когда ушла. Цель — найти документ, который "увел" остаток в минус. Проверьте, есть ли "Приход" (документ "Поступление товаров и услуг"), который должен был быть до "Расходного" (документ "Реализация товаров и услуг", "Списание товаров").

Перепроведение документов:

Если вы нашли, что приходный документ был введен, но дата его позже, чем расходного, просто Измените дату приходного документа на более раннюю (корректную). После изменения даты или внесения пропущенного приходного документа, выполните Групповое перепроведение документов за период, начиная с даты возникновения отрицательного остатка. Путь: "Администрирование" → "Обслуживание" → "Регламентные операции" → "Групповое перепроведение документов".

Оформление недостающих документов:

Если поступление товара фактически было, но документ "Поступление (акты, накладные, УПД)" не был введен в 1С, создайте его Задним числом (датой до даты продажи/списания).

Исправление ошибок в количестве:

Если ошибка в самом количестве в документе, откройте документ и Скорректируйте количество на правильное.

Инвентаризация (для пересортицы/недостачи):

Если минус возник из-за Пересортицы (одного товара стало больше, другого меньше) или Недостачи, оформите "Инвентаризацию товаров". На основании инвентаризации можно создать документы "Оприходование излишков" и "Списание недостач".

Включение/отключение контроля отрицательных остатков: В 1С можно разрешить проведение документов при отсутствии остатков (для отладки или если вы уверены, что товар будет оприходован позже).

1С:Бухгалтерия 3.0: "Администрирование" → "Проведение документов". Установите/снимите флажок "Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета". Не рекомендуется оставлять включенным постоянно в рабочей базе, так как это маскирует ошибки учета. 1С:Управление торговлей/ERP: "НСИ и администрирование" → "Настройка НСИ и разделов" → "Финансовый результат и контроллинг" → "Учет товаров". Флажок "Контролировать остатки товаров организаций".

3. Превышение взаиморасчетов (некорректная задолженность)

Что это: Отрицательное сальдо по расчетам с контрагентами (например, по счету 60 "Расчеты с поставщиками" у вас отрицательный остаток, что означает "висит" переплата, хотя ее нет, или по счету 62 "Расчеты с покупателями" — отрицательная задолженность, что может указывать на необоснованный аванс).

Причины:

Неправильный зачет авансов. Ошибки в валюте взаиморасчетов. Дублирование документов оплаты/поступления. Некорректное оформление возвратов.

Как "убрать" (исправить) превышение:

Анализ отчетов:

Сформируйте "Оборотно-сальдовую ведомость" по счетам 60, 62 (с максимальной детализацией по контрагентам, договорам, документам расчетов). Сформируйте "Акт сверки расчетов с контрагентом". Это поможет выявить расхождения с данными контрагента.

Зачет авансов:

Убедитесь, что все авансы правильно зачтены. Если в документе оплаты или поступления аванса не был указан документ расчетов (или указан неверно), это может привести к некорректному сальдо. В некоторых случаях может потребоваться Ручная корректировка зачета авансов (например, через документ "Корректировка долга" или ручное указание документа в поступлении/реализации).

Корректировка долга:

Для списания Кредиторской (вашей) или Дебиторской (чужой) задолженности, которая считается безнадежной или ошибочной, используется документ "Корректировка долга" (Раздел "Продажи" или "Покупки" → "Корректировка долга"). В нем можно выбрать "Списание задолженности" или "Прочие корректировки".

Ручные операции:

В редких случаях, когда ошибка не исправляется типовыми документами, может потребоваться ввод "Операции, введенной вручную" (Раздел "Операции" → "Операции, введенные вручную") для корректировки проводок. Использовать с большой осторожностью и только при полном понимании влияния на учет.

Главное правило при "убирании превышений": Всегда сначала Найдите первопричину проблемы с помощью отчетов. "Замазывание" симптомов без устранения причины может привести к новым, более серьезным ошибкам в будущем.