Настройка выставления счетов в 1С:Бухгалтерии 8.3 (одной из самых популярных конфигураций) довольно проста и в основном сводится к правильному заполнению реквизитов организации и контрагента, а также к формированию самого документа.
Вот пошаговая инструкция:
1. Проверка и настройка реквизитов вашей организации
Чтобы счета выставлялись корректно, в 1С должны быть правильно заполнены данные вашей организации.
Откройте карточку организации:
- Перейдите в раздел Главное → Организации. Выберите свою организацию и откройте её карточку.
Проверьте и заполните основные реквизиты:
- Наименование: Полное и сокращенное наименование. ИНН, КПП, ОГРН: Должны быть заполнены. Юридический адрес: Полный юридический адрес. Банковский счет: Обязательно должен быть указан основной банковский счет вашей организации, на который покупатель будет перечислять оплату.
- В карточке организации перейдите по ссылке "Банковские счета". Проверьте, что счет указан, и он является основным. Если нет, создайте новый или отредактируйте существующий.
Логотип и печать (для печатных форм):
- В карточке организации также есть ссылки для загрузки Логотипа и факсимиле подписи/печати. Это не обязательно для формирования счета, но может быть полезно для его более презентабельного вида.
- Перейдите по ссылке "Логотип и печать". Загрузите файлы изображений логотипа и печати.
2. Настройка контрагента (покупателя)
Перед выставлением счета убедитесь, что в базе есть информация о вашем покупателе.
Откройте справочник "Контрагенты":
- Перейдите в раздел Справочники → Контрагенты. Найдите или создайте нового контрагента (вашего покупателя).
Проверьте и заполните основные реквизиты покупателя:
- Наименование: Полное наименование. ИНН, КПП: Обязательно. Юридический адрес: Для корректного заполнения печатных форм. Банковский счет: Не обязательно для выставления счета, но полезно для будущих платежей.
3. Формирование документа "Счет на оплату покупателю"
Сам счет на оплату создается как отдельный документ в 1С.
Перейдите в раздел "Продажи":
- В главном меню выберите раздел Продажи. Выберите Счета покупателям.
Создайте новый счет:
- В открывшемся журнале документов нажмите кнопку "Создать".
Заполните документ "Счет на оплату покупателю":
- Номер и дата: Номер присваивается автоматически, дату можно изменить. Организация: Ваша организация (если их несколько). Контрагент: Выберите вашего покупателя из справочника "Контрагенты". Договор: Выберите или создайте договор с покупателем. Расчетный счет: Автоматически подтягивается основной расчетный счет вашей организации. При необходимости можно выбрать другой. Основание: Краткое описание, например, "Согласно заявке" или "Предварительный платеж". Срок оплаты: Укажите желаемый срок оплаты (в днях). Программа посчитает дату. Поле "Товары и услуги":
- Нажмите кнопку "Добавить". Номенклатура: Выберите товар или услугу из справочника "Номенклатура". Если позиции нет, её нужно создать.
- При создании номенклатуры обязательно укажите: Наименование, Вид номенклатуры ("Товары", "Услуги" и т. д.), Единица измерения, Ставка НДС.
Количество: Укажите количество. Цена: Укажите цену за единицу. Сумма: Рассчитывается автоматически. % НДС: Подтянется автоматически из карточки номенклатуры. Сумма НДС: Рассчитывается автоматически.
Повторите добавление строк для всех товаров и услуг в счете. В нижней части документа будет показана "Сумма документа" (с НДС) и "Сумма НДС".
Проведите документ:
- Нажмите кнопку "Провести". Документ будет сохранен, но никаких проводок в бухгалтерии не сформирует, так как счет — это просто намерение.
Печать счета:
- После проведения документа нажмите кнопку "Печать" (обычно вверху документа). Выберите "Счет на оплату". Программа сформирует печатную форму счета, которую вы можете распечатать, сохранить в PDF или отправить по электронной почте.
Дополнительные возможности и настройки:
- Комментарий: В нижней части счета есть поле "Комментарий", где можно добавить любую дополнительную информацию для покупателя. Банковские реквизиты в печатной форме: Убедитесь, что в печатной форме счета корректно отображаются банковские реквизиты вашей организации. Если нет, проверьте их заполнение в карточке организации. Шаблоны счетов: В некоторых конфигурациях можно настроить собственные шаблоны печатных форм счетов, добавив туда специфическую информацию или дизайн. Это делается через "Администрирование" → "Печатные формы, отчеты и обработки" → "Макеты печатных форм". Связь с другими документами: Из "Счета на оплату покупателю" можно ввести на его основании следующие документы:
- "Поступление на расчетный счет" (когда покупатель оплатит счет). "Реализация (акты, накладные)" (когда вы отгрузите товар/окажете услугу).
Правильное заполнение всех реквизитов и внимательность при формировании документа гарантируют корректное выставление счетов в 1С.
