Проведение детских новогодних подарков в 1С зависит от того, кому вы эти подарки выдаете: сотрудникам (их детям) или сторонним лицам (например, благотворительная акция). Рассмотрим оба варианта:
Вариант 1: Выдача подарков детям сотрудников
В этом случае, подарки рассматриваются как доход в натуральной форме, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами (в зависимости от стоимости).
1. Оформление поступления подарков (если вы их покупаете):
- Документ: “Поступление товаров и услуг” (или “Поступление товаров”) Вид операции: “Закупка” (или аналогичный) Контрагент: Поставщик подарков Номенклатура: Введите номенклатурные позиции для каждого вида подарка (например, “Новогодний подарок №1”, “Новогодний подарок №2”). Если подарки одинаковые, достаточно одной позиции. Счет учета: 41.01 “Товары на складах” (или аналогичный) Цена и количество: Укажите цену и количество каждого вида подарка. Счет учета НДС: Укажите счет учета НДС, если поставщик выставил счет-фактуру с НДС.
2. Выдача подарков сотрудникам:
- Документ: “Ведомость на выдачу подарков” (Этот документ может отсутствовать в типовой конфигурации, и его может потребоваться разработать. Альтернативный вариант — использовать документ “Операция (бухгалтерский и налоговый учет)” или “Расходный кассовый ордер” / “Расходный банковский ордер” в сочетании с ручными проводками). Рассмотрим оба варианта.
A) Разработка документа “Ведомость на выдачу подарков” (рекомендуется):
- Разработайте специализированный документ, который будет содержать:
- Шапку: Дата, Организация, Ответственное лицо. Табличную часть: Сотрудник, Номенклатура (подарок), Количество, Стоимость.
При проведении документ должен формировать проводки:
- Дт 70 Кт 41.01 — Списана стоимость подарков на затраты по оплате труда (это условно, счет может быть другим, в зависимости от вашей учетной политики). Дт 70 Кт 68.01 — Начислен НДФЛ с дохода в натуральной форме (если стоимость подарка превышает необлагаемый лимит – обычно 4000 руб. в год на сотрудника). НДФЛ рассчитывается автоматически или вручную, в зависимости от настроек документа.
В этом документе можно предусмотреть автоматический расчет НДФЛ с учетом необлагаемого лимита (4000 руб. в год на сотрудника) и удержанием НДФЛ при выплате заработной платы.
Б) Использование “Операция (бухгалтерский и налоговый учет)” (или “Расходный кассовый ордер” / “Расходный банковский ордер”) + ручные проводки:
- Создайте документ “Операция (бухгалтерский и налоговый учет)”. В ручных проводках укажите:
- Дт 70 (или 91.02, 91.01, 91.09, в зависимости от вашей учетной политики) Кт 41.01 — Списана стоимость подарков. Дт 70 Кт 68.01 — Начислен НДФЛ (если облагается).
Если используете “Расходный кассовый ордер” / “Расходный банковский ордер” , то придется делать сторно проводки на сумму подарка и проводки Дт 70 Кт 68.01, Дт 70 (или 91.02, 91.01, 91.09) Кт 41.01 — вручную.
Для обеих схем важно:
- В документе (любом из вышеперечисленных) укажите список сотрудников, получивших подарки. Укажите стоимость подарка для каждого сотрудника. Рассчитайте НДФЛ: Определите, превышает ли стоимость подарка необлагаемый лимит (обычно 4000 руб. в год на сотрудника). Если превышает, рассчитайте НДФЛ с суммы превышения. Отразите начисление НДФЛ в учете: Сделайте проводку по начислению НДФЛ (Дт 70 Кт 68.01). Удержите НДФЛ: Удержите НДФЛ при выплате заработной платы сотрудникам.
3. Учет страховых взносов:
- В общем случае, стоимость подарков детям сотрудников облагается страховыми взносами в ПФР, ФОМС и ФСС. Существуют исключения, например, если подарки выдаются в рамках трудового договора и предусмотрены коллективным договором. Проконсультируйтесь с бухгалтером по этому вопросу. Отразите начисление страховых взносов в учете: Используйте документ “Начисление зарплаты и взносов” или “Операция (бухгалтерский и налоговый учет)” для начисления страховых взносов на стоимость подарков.
4. Отчетность:
- 2-НДФЛ: Включите доход в виде стоимости подарков в справку 2-НДФЛ сотрудника. РСВ (Расчет по страховым взносам): Включите стоимость подарков в базу для начисления страховых взносов в РСВ.
Вариант 2: Благотворительная акция (выдача подарков сторонним лицам)
В этом случае, подарки рассматриваются как безвозмездная передача товаров.
Оформление поступления подарков (если вы их покупаете):
- Аналогично Варианту 1.
Списание подарков на благотворительность:
- Документ: “Расход материалов” (или “Передача материалов в эксплуатацию”, в зависимости от того, как у вас настроен учет). Счет учета: 91.02 “Прочие расходы” (или другой счет, предусмотренный вашей учетной политикой для учета благотворительных расходов). Номенклатура: Подарки, которые вы списываете. Количество: Количество списываемых подарков. Статья затрат: “Благотворительная помощь” (или аналогичная). Аналитика к счету 91.02: Укажите аналитику, необходимую для учета благотворительных расходов (например, вид благотворительности, объект благотворительности). Проводка: Дт 91.02 Кт 41.01.
НДС (если применимо):
- Безвозмездная передача товаров облагается НДС. Оформите документ “Счет-фактура выданный” на безвозмездную передачу (можно создать на основании документа “Расход материалов”). Начислите НДС к уплате в бюджет (Дт 91.02 Кт 68.02).
Налог на прибыль:
- Благотворительные расходы, как правило, не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (есть ограничения). Учитывайте это при расчете налога на прибыль.
Общие рекомендации:
- Учетная политика: Разработайте и закрепите в учетной политике порядок учета подарков. Документальное оформление: Оформляйте все операции по выдаче подарков документально (приказы, ведомости, акты). Консультации: Проконсультируйтесь с бухгалтером по вопросам налогообложения подарков. Автоматизация: По возможности автоматизируйте процесс учета подарков в 1С, чтобы упростить работу и избежать ошибок. В каждой конкретной конфигурации 1С, названия документов и разделов меню могут отличаться, поэтому всегда обращайтесь к документации вашей конфигурации или к специалистам по 1С.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете правильно провести детские новогодние подарки в 1С и избежать проблем с налоговыми органами.
