Подтверждение накладных в 1С — это важная операция, которая фиксирует факт получения товаров или услуг и запускает дальнейшие процессы учета, такие как проводки по счетам. Способ подтверждения накладной зависит от конкретной конфигурации 1С, но общие принципы остаются одинаковыми. Рассмотрим этот процесс на примере конфигурации “1С:Бухгалтерия предприятия”.
1. Открытие документа “Поступление товаров и услуг”:
- Найдите в главном меню пункт, связанный с поступлением товаров и услуг. Обычно это “Покупки” -> “Поступление (акты, накладные, УПД)” или что-то подобное, в зависимости от вашей версии 1С. Откроется список входящих документов. Найдите нужную накладную в списке. Вы можете использовать фильтры и поиск для быстрого поиска документа. Накладные, требующие подтверждения, часто имеют статус, например, «Не подтверждено», «Черновик» или что-то подобное. Двойным щелчком откройте документ “Поступление товаров и услуг”.
2. Проверка данных в документе:
- Тщательно проверьте все данные в накладной:
- Контрагент (поставщик): Убедитесь, что указан правильный поставщик. Организация (ваша компания): Убедитесь, что документ оформлен на вашу организацию. Номер и дата накладной: сравните номер и дату с оригиналом бумажной накладной или электронным документом. Список товаров (или услуг): проверьте соответствие списка товаров (или услуг) и их количества. Убедитесь, что цены указаны правильно. Сумма: Проверьте общую сумму накладной. НДС: Проверьте правильность расчета НДС. Счет-фактура: если поставщик предоставил счет-фактуру, убедитесь, что он указан в документе и заполнен правильно. Договор (при необходимости): убедитесь, что выбран правильный договор с поставщиком.
3. Заполнение дополнительных данных (если необходимо):
В зависимости от настроек вашей 1С и требований вашего учёта вам может потребоваться заполнить дополнительные поля в документе:
- Склад: Укажите склад, на который поступили товары. Статья затрат (для услуг): укажите статью затрат, к которой относятся услуги. Подразделение: укажите подразделение, ответственное за получение товаров или услуг. Дополнительные реквизиты: могут быть настроены дополнительные реквизиты, специфичные для вашей организации.
4. Подтверждение (проведение) документа:
- Найдите кнопку «Провести» или «Провести и закрыть» в верхней части документа. Расположение и название кнопки могут немного отличаться в зависимости от версии 1С. Нажмите кнопку “Провести” (или “Провести и закрыть”).
- “Провести”: документ будет проведен (созданы бухгалтерские проводки), но документ останется открытым для дальнейшего просмотра или редактирования. “Провести и закрыть”: Документ будет проведен и автоматически закрыт.
После проведения документа статус накладной изменится. Например, вместо «Не подтверждено» станет «Проведено». Проверьте проводки: после проведения документа рекомендуется проверить созданные проводки. Для этого в открытом документе обычно есть кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки». Убедитесь, что проводки сформированы правильно и соответствуют вашим ожиданиям.
5. Возможные проблемы и решения:
- Невозможно провести документ: если вы не можете провести документ, 1С выдаст сообщение об ошибке. Внимательно прочитайте сообщение об ошибке и устраните указанные недостатки. Частые причины:
- Не заполнены обязательные поля. Недостаточно прав доступа. Неправильные настройки учета. Конфликты с другими документами.
Неправильные проводки: если после проведения документа вы обнаружили, что проводки сформированы неправильно, отмените проведение документа (обычно есть кнопка «Отменить проведение» или «Убрать отметку о проведении»), исправьте ошибки в документе и проведите его снова. Отсутствие прав на проведение: если у вас нет прав на проведение документов, обратитесь к администратору 1С.
Дополнительные советы:
- Настройка прав доступа: в 1С можно настроить права доступа для пользователей, чтобы ограничить их возможности по работе с документами. Убедитесь, что у пользователей есть необходимые права для подтверждения накладных. Бизнес-процессы: в некоторых организациях используются бизнес-процессы для управления утверждением и подтверждением документов. В этом случае накладная может потребовать утверждения руководителем или другим ответственным лицом, прежде чем ее можно будет провести. Электронный документооборот (ЭДО): если вы используете ЭДО, процесс подтверждения накладной может быть интегрирован с системой ЭДО. В этом случае подтверждение накладной в 1С может автоматически отправлять подтверждение поставщику через ЭДО. Обучение: пройдите обучение работе с 1С:Бухгалтерией предприятия, чтобы понимать принципы работы системы и избегать ошибок.
Пример последовательности действий (кратко):
«Покупки» -> «Поступление (акты, накладные, УПД)». Открыть нужную накладную. Проверить данные (поставщик, товары, цены, суммы, НДС, счёт-фактура). Заполнить дополнительные поля (склад, статья затрат, подразделение). Нажать “Провести” или “Провести и закрыть”. Проверить проводки (Дт/Кт).
Помните, что конкретные названия пунктов меню и кнопок могут отличаться в зависимости от вашей версии и конфигурации 1С. Главное — понимать общий принцип и внимательно проверять данные перед подтверждением документа. Если у вас возникли вопросы, обратитесь к документации по вашей версии 1С или к администратору 1С.
