Рассмотрим, как это сделать в основных конфигурациях: 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 и 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3.
Важно: Когда сотрудник меняет гражданство (например, получает гражданство РФ, будучи ранее иностранцем), его не нужно увольнять и заново принимать на работу. Изменения вносятся в его существующие данные.
1. Изменение гражданства в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1
В ЗУП 3.1 данные о гражданстве хранятся с историей изменений, что позволяет отслеживать изменения статуса сотрудника во времени.
1. Откройте карточку сотрудника:
- Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники. Найдите нужного сотрудника и откройте его карточку.
2. Перейдите к личным данным:
- В карточке сотрудника перейдите по ссылке "Личные данные" (обычно это гиперссылка, ведущая на карточку физического лица).
3. Измените гражданство:
- В карточке физического лица найдите блок "Гражданство". Рядом с полем "Гражданство страны" (где указана текущая страна) будет гиперссылка "История изменения сведений о гражданстве" (или "Изменилось гражданство" при первом изменении). Нажмите на неё. Откроется окно "История гражданства физического лица". Нажмите кнопку "Добавить". В новой строке укажите:
- "Действует с": Дата, с которой сотрудник приобрел новое гражданство (или с которой вы вносите эти изменения в базу). Это ключевое поле для корректного учета изменений. "Страна": Выберите новую страну гражданства из справочника "Классификатор стран мира" (например, "Россия"). Флаг "Лицо без гражданства": Установите, если сотрудник стал лицом без гражданства.
Нажмите "ОК" или "Записать и закрыть".
4. Изменение статуса налогоплательщика (если применимо):
- Если изменение гражданства влечет за собой изменение налогового статуса (например, с нерезидента на резидента РФ), это нужно отразить отдельно. В той же карточке физического лица (или сотрудника) найдите ссылку "Налог на доходы" (или "НДФЛ", "Статус налогоплательщика"). Откройте "Историю изменения статуса налогоплательщика" и добавьте новую запись с датой, с которой действует новый статус (например, "Резидент").
5. Изменение статуса застрахованного лица (если применимо):
- Для иностранных граждан, которые получают гражданство РФ, может измениться и статус застрахованного лица в системе страхования. В карточке сотрудника (или физического лица) найдите ссылку "Страхование". Откройте "Историю изменения статуса застрахованного лица" и добавьте новую запись с датой, с которой действует новый статус (например, "Гражданин РФ").
6. Внесение изменений в паспортные данные (если был выдан новый паспорт):
- В карточке физического лица найдите блок "Документ, удостоверяющий личность". Рядом с ним обычно есть ссылка "Все документы" или "История документов". Нажмите на неё и добавьте новый документ (новый паспорт) с новой серией, номером, датой выдачи и органом, выдавшим документ. Обязательно укажите "Сведения о документе действуют с…" — дату выдачи нового паспорта. Программа предложит выбрать, это новый документ или исправление ошибки в старом. Выберите "Новый документ".
После всех этих действий 1С будет корректно учитывать гражданство и связанные с ним статусы для расчетов зарплаты, НДФЛ и формирования отчетности (включая ЕФС-1, где указывается код страны гражданства).
2. Изменение гражданства в 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3
В 1С:Бухгалтерии 8.3 функционал кадрового учета упрощен по сравнению с ЗУП, но возможность изменить гражданство есть.
1. Откройте карточку сотрудника или физического лица:
- Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Сотрудники. Найдите нужного сотрудника и откройте его карточку. В карточке сотрудника перейдите по ссылке "Личные данные" (гиперссылка на карточку физического лица). ИЛИ напрямую откройте справочник Справочники → Физические лица и найдите нужного человека.
2. Измените гражданство:
- В карточке физического лица найдите блок "Гражданство". В поле "Гражданство" (обычно выпадающий список или кнопка выбора из классификатора) выберите новую страну гражданства (например, "Россия"). Важно: Рядом с полем "Гражданство" есть ссылка "История изменения гражданства" (или "Запись о гражданстве действует с"). Нажмите на неё. Добавьте новую запись, указав Дату, с которой действует новое гражданство. Это необходимо для корректного учета изменений во времени.
3. Изменение статуса налогоплательщика (если применимо):
- В карточке физического лица (на вкладке "Личные данные" или "Главное") найдите поле "Статус налогоплательщика". Рядом с ним есть ссылка "История изменения статуса налогоплательщика". Добавьте новую запись с датой и новым статусом (например, "Резидент").
4. Изменение данных документа, удостоверяющего личность (если был выдан новый паспорт):
- В карточке физического лица найдите блок "Документ, удостоверяющий личность". Отредактируйте данные, введя новую серию, номер, дату выдачи и орган. Важно: В 1С:Бухгалтерии 8.3 может не быть полноценной "истории документов", как в ЗУП. Если система предлагает просто перезаписать данные, это означает, что предыдущий документ не будет храниться в истории автоматически. В таком случае, для целей внутреннего учета, можно сделать скриншоты или сохранить данные предыдущего документа отдельно. Однако для большинства случаев достаточно обновить текущие данные.
После сохранения изменений, 1С:Бухгалтерия будет использовать обновленные данные о гражданстве и статусах при расчете зарплаты и формировании отчетности.