Списание мебели в казенном учреждении — это строго регламентированная процедура, которая требует соблюдения множества правил и оформления определенного пакета документов. Казенные учреждения, как часть государственного сектора, обязаны следовать положениям бюджетного законодательства, инструкциям Минфина России по бухгалтерскому учету и другим нормативным актам, регулирующим учет и выбытие государственного (муниципального) имущества.
Вот основные этапы и документы, необходимые для списания мебели в казенном учреждении:
1. Основания для списания мебели
Мебель может быть списана по следующим причинам:
- Физический износ: Предмет пришел в негодность из-за длительной эксплуатации, появились поломки, которые невозможно или нецелесообразно ремонтировать (например, износ обивки, сломанные элементы каркаса, повреждения фасадов). Моральный износ: Мебель устарела и не соответствует современным требованиям к безопасности, функциональности или эстетике, хотя физически может быть еще пригодна к использованию. Аварии, стихийные бедствия: Повреждение в результате чрезвычайных ситуаций. Невозможность дальнейшего использования/восстановления: Например, если ремонт экономически невыгоден. Превышение срока полезного использования: Хотя мебель может быть списана и до истечения этого срока, если ее состояние не позволяет дальнейшую эксплуатацию. Срок полезного использования для мебели офисной не установлен в амортизационных группах напрямую; он определяется по технической документации производителя или решением комиссии учреждения.
2. Создание постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов
В каждом казенном учреждении должна быть создана постоянно действующая комиссия по поступлению и выбытию нефинансовых активов.
- Состав комиссии: Обычно в нее входят руководитель (или его заместитель), главный бухгалтер (или уполномоченное лицо из бухгалтерии), технические специалисты, материально ответственное лицо. Состав утверждается приказом руководителя учреждения. Основные задачи комиссии:
- Определение целесообразности дальнейшего использования объекта. Определение возможности и эффективности его восстановления (ремонта). Подготовка и оформление документов на списание.
3. Процедура списания и необходимые документы
Процесс списания включает несколько последовательных шагов и требует оформления ряда документов.
Шаг 1: Инициация списания
- Докладная записка (служебная записка): Материально ответственное лицо или руководитель подразделения, где находится мебель, подает докладную записку на имя руководителя учреждения с просьбой о рассмотрении вопроса списания. В ней указывается наименование, инвентарный номер мебели, причина и обоснование необходимости списания.
Шаг 2: Работа комиссии
Осмотр и оценка состояния: Комиссия по списанию проводит осмотр подлежащей списанию мебели, оценивает ее фактическое состояние, степень износа, выявляет дефекты и повреждения. Принятие решения: На основании осмотра и анализа технической документации (если есть) комиссия принимает решение о возможности/невозможности дальнейшего использования объекта и целесообразности его списания. Оформление заключения: Результаты осмотра и принятое решение фиксируются в Заключении комиссии. Это может быть отдельный документ или часть Протокола заседания комиссии.
Шаг 3: Оформление акта списания
Решение комиссии оформляется Актом о списании объектов нефинансовых активов. Для мебели обычно используют:
- Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) по форме 0504104. Эта форма является универсальной для большинства основных средств. Для мягкого и хозяйственного инвентаря (если его стоимость менее 10 000 руб. и он учитывается на забалансовом счете) может использоваться Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря по форме 0504143. Дефектный акт: Если поломка произошла в результате аварии или иного события, может быть составлен дефектный акт, описывающий повреждения.
В акте о списании обязательно указываются:
- Наименование учреждения, дата составления акта. Сведения о комиссии (состав, приказ о создании). Полное наименование списываемой мебели, инвентарный номер, первоначальная стоимость, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость. Год ввода в эксплуатацию, срок полезного использования. Фактический срок эксплуатации. Подробное описание технического состояния, перечень выявленных дефектов и повреждений. Подробное обоснование причины списания (физический износ, моральный износ, авария и т. д.). Заключение комиссии о нецелесообразности восстановления или дальнейшего использования. Сведения о материально ответственных лицах. Подписи всех членов комиссии.
Шаг 4: Согласование с вышестоящим органом (при необходимости)
- В некоторых случаях, в зависимости от стоимости имущества, типа учреждения и региональных (муниципальных) нормативных актов, акт о списании может требовать согласования с вышестоящим органом государственной (муниципальной) власти или учредителем. Для этого формируется пакет документов, который может включать:
- Письменное обращение (ходатайство) о согласовании списания. Копия приказа о создании комиссии. Копия инвентарной карточки списываемого объекта. Заключение комиссии. Сам акт о списании. Иногда могут потребоваться фотоматериалы.
До получения согласования (если оно требуется) реализация мероприятий по списанию (демонтаж, утилизация) не допускается.
Шаг 5: Утверждение акта списания
- Акт о списании утверждается руководителем казенного учреждения. После утверждения акта, а также получения необходимого согласования (если требовалось), мебель считается официально списанной.
Шаг 6: Отражение в бухгалтерском учете и дальнейшие действия
Бухгалтерский учет: Бухгалтерия учреждения на основании утвержденного акта о списании отражает выбытие мебели с балансового (или забалансового) учета.
- Списывается первоначальная стоимость, начисленная амортизация, формируется остаточная стоимость. Если мебель учитывалась на забалансовом счете (например, для объектов стоимостью до 10 000 руб. после ввода в эксплуатацию), она также списывается с этого счета.
Демонтаж и утилизация:
- После списания мебель подлежит демонтажу. Если мебель содержит части, которые могут быть повторно использованы (например, исправные полки, фурнитура), они приходуются как материальные запасы по оценочной стоимости. Сама мебель (или ее остатки) должна быть утилизирована. Утилизация может проводиться силами учреждения (если это разрешено и безопасно) или, чаще всего, путем заключения договора со специализированной организацией, имеющей соответствующую лицензию на обращение с отходами. Передача на утилизацию оформляется актом приема-передачи.
Важные нормативные документы:
- Приказ Минфина России от 01.12.2010 № 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета…" (п. 34, п. 51, п. 52, п. 87, п. 108). Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета…" (утверждает формы 0504104, 0504143). Постановление Правительства РФ от 14.10.2010 № 834 "Об утверждении Положения о списании федерального имущества". Для региональных и муниципальных учреждений могут быть свои аналогичные положения.
Процесс списания мебели в казенном учреждении требует внимательности и строгого соблюдения всех внутренних и внешних нормативных актов. Рекомендуется также обращаться к бухгалтеру учреждения для получения актуальной информации и специфических требований, применимых именно к вашему учреждению.