В 1С "убирать остатки" означает Списывать товары, материалы, готовую продукцию или другие активы, которые числятся в учете, но фактически отсутствуют, испорчены, украдены, выданы на нужды, не подлежащие дальнейшему учету, или по другим причинам выбыли.
Процесс списания остатков в 1С зависит от конкретной конфигурации (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, УНФ и т. д.) и причины списания. Однако общая логика везде схожа.
Основные шаги и документы для списания остатков
1. Проведение инвентаризации (если это недостача, порча, излишки): Прежде чем списывать остатки по причине недостачи или порчи, рекомендуется провести инвентаризацию, чтобы официально зафиксировать расхождения между учетными данными и фактическим наличием.
- Документ "Инвентаризация товаров" (или "Инвентаризация товаров на складе"):
- Раздел: Обычно "Склад" или "Склад и доставка". Назначение: Создается для проведения фактического подсчета остатков. В нем заполняются учетные данные и фактические данные. Программа автоматически выявляет излишки (плюсы) и недостачи (минусы). Действие: Этот документ сам по себе не делает проводок по списанию или оприходованию, но является основанием для создания других документов.
2. Документ "Списание товаров" (или "Списание материалов", "Внутреннее потребление товаров"): Это основной документ для уменьшения остатков на складах.
- Раздел: Обычно "Склад" или "Номенклатура и склад". Вид операции: В зависимости от конфигурации, может быть один документ с выбором вида операции или несколько разных документов:
- "Списание товаров": Для списания недостач, брака, порчи, истечения срока годности. "Внутреннее потребление товаров": Для передачи товаров на собственные нужды компании (например, канцтовары в офис, материалы для ремонта собственных ОС). В УТ и ERP этот документ может быть более детализированным. "Передача материалов в производство": Для передачи сырья и материалов в производственный процесс (для выпуска готовой продукции). "Отчет производства за смену" / "Производство без заказа": Также приводит к списанию материалов, использованных для изготовления продукции.
Заполнение документа "Списание товаров" (общие поля):
1. Дата: Дата, на которую происходит списание.
2. Организация: Ваша организация.
3. Склад: Склад, с которого списываются товары.
4. Вид операции (если есть выбор): Выберите подходящий вид (например, "Списание на расходы", "Недостача", "Порча").
5. Вкладка "Товары" (или "Материалы", "Продукция"):
- Номенклатура: Выберите товар/материал, который нужно списать. Количество: Укажите списываемое количество. Счет учета: Автоматически подставится (например, 41.01 "Товары на складах", 10.01 "Материалы"). Счет затрат: Очень важное поле! Укажите, на какой счет будут отнесены расходы по списанию.
- 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (если это недостача, порча). 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Издержки обращения" (если это внутреннее потребление, выдача на нужды, потери в пределах норм). 91.02 "Прочие расходы" (если это прочие списания, не связанные с основной деятельностью).
Субконто: Укажите аналитику для счета затрат (например, статью затрат, подразделение). Это позволит видеть, на что именно были списаны ТМЦ.
6. "Основание" (опционально): Укажите документ-основание (например, акт инвентаризации, приказ руководителя).
- Проведение документа: После заполнения нажмите "Провести" (или "Провести и закрыть"). Это сформирует бухгалтерские проводки (например, Дт 94 Кт 41.01) и уменьшит остатки на складе.
Примеры списания в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3
Для списания недостач, порчи:
- Раздел: Склад -> Инвентаризация -> Списание товаров, материалов. Можно создать документ Списание товаров, материалов вручную или Создать на основании документа Инвентаризация товаров.
Для передачи в производство:
- Раздел: Производство -> Выпуск продукции -> Отчет производства за смену. На вкладке Материалы указывается, что было израсходовано для производства.
Для передачи на собственные нужды (канцтовары, материалы для ремонта):
- Иногда также используется Требование-накладная (Производство -> Требования-накладные) или также Списание товаров, материалов с соответствующим счетом затрат.
В 1С:Управление торговлей (УТ) 11 / УНФ
В УТ и УНФ акцент делается на складском учете, а не только на бухгалтерских проводках.
Для недостач, порчи, излишков (в рамках инвентаризации):
- Раздел: Склад и доставка -> Обеспечение и отгрузка -> Пересчет товаров. Создаете документ Пересчет товаров. На его основании можно создать:
- Списание недостач товаров. Оприходование излишков товаров.
Для внутреннего потребления (например, канцтовары в офис):
- Раздел: Склад и доставка -> Внутренние документы -> Внутреннее потребление товаров. Здесь указывается номенклатура, количество, статья расходов и аналитика.
Для передачи в производство (если УТ интегрирована с производственной системой или используется для управления производством):
- Документы, связанные с производством (например, Заказ на производство, Передача в производство).
Отчеты для контроля остатков
После списания важно проверить, что остатки изменились корректно.
- 1С:Бухгалтерия:
- Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10, 41, 43 (раздел "Отчеты" -> "Стандартные отчеты"). Анализ счета (для более детального анализа движений).
1С:УТ / УНФ:
- Ведомость по товарам на складах (раздел "Склад и доставка" -> "Отчеты по складу"). Отчет "Движения товаров и остатки" (для детализации по регистраторам).
Важные советы:
- Отрицательные остатки: Если при попытке списания 1С выдает ошибку о недостаточных остатках, это означает, что по учету их нет. Нужно сначала проверить корректность оприходования или провести инвентаризацию, чтобы выявить и оприходовать излишки. В некоторых конфигурациях можно временно разрешить отрицательные остатки в настройках, но это не рекомендуется для регулярной практики. Себестоимость: 1С автоматически рассчитывает себестоимость списанных товаров по выбранному методу (ФИФО, средняя по взвешенной оценке и т. д.), установленному в учетной политике организации. Бухгалтерские проводки: После проведения документа списания вы можете посмотреть сформированные проводки (кнопка "Дт/Кт" или "Проводки").
Всегда делайте резервную копию базы данных перед проведением масштабных операций по списанию или инвентаризации.