В 1С возможность Вложения файлов к документам, элементам справочников или другим объектам является стандартной функцией в большинстве современных типовых конфигураций (например, "Бухгалтерия предприятия", "Управление торговлей", "Управление нашей фирмой", "ERP Управление предприятием" и др.). Эта функция обычно реализуется через "Подсистему работы с файлами" или "Присоединенные файлы".
Вот как это обычно делается:
1. Проверьте настройки программы (если нет возможности прикрепить)
Иногда функция прикрепления файлов может быть отключена или настроена на хранение файлов в другом месте.
Перейдите в раздел "Администрирование" (или "НСИ и администрирование"). Найдите пункт "Настройки работы с файлами" (или "Настройки пользователя и прав" > "Настройки работы с файлами"). Убедитесь, что флажок "Присоединенные файлы" (или "Хранить файлы в программе") Включен.
- Хранение в информационной базе: Обычно по умолчанию файлы хранятся непосредственно в базе данных 1С. Это удобно, но может значительно увеличить размер базы. Хранение в томах на диске: Для больших объемов файлов рекомендуется настроить хранение файлов вне базы данных (например, на сетевом диске или в специальном каталоге на сервере). Это требует дополнительной настройки "Томов хранения файлов", но облегчает работу с базой и ее резервное копирование.
Нажмите "Записать и закрыть".
2. Как вложить файл к документу или элементу справочника
Процесс прикрепления файлов очень похож для большинства объектов в 1С. Давайте рассмотрим на примере Документа "Реализация (акты, накладные)" или Элемента справочника "Договоры".
Откройте нужный документ или элемент справочника.
- Например, перейдите в "Продажи" > "Реализация (акты, накладные)" и откройте нужный документ. Или перейдите в "Справочники" > "Договоры" и откройте нужный договор.
Найдите кнопку "Присоединенные файлы" (скрепка).
- В форме документа или элемента справочника, обычно в верхней части или внизу, вы найдете кнопку в виде Скрепки (иконка "скрепка"). Часто рядом с ней также может быть указано количество уже прикрепленных файлов (например, "Присоединенные файлы (0)"). Нажмите на эту кнопку.
Добавьте файл.
- Откроется окно "Присоединенные файлы". Нажмите кнопку "Добавить". Выберите "Файл с диска…" (или "Создать" для создания нового файла, если это поддерживается). В стандартном окне выбора файла операционной системы найдите и выберите нужный файл (например, скан подписанного договора, техническое задание, фото товара и т. д.). Нажмите "Открыть".
Просмотрите или отредактируйте (опционально).
- После добавления файл появится в списке. Вы можете выбрать файл и нажать "Просмотреть" (для открытия файла внешней программой) или "Редактировать" (если это текстовый файл или изображение, которое 1С может редактировать). Для некоторых форматов файлов (например, JPG, PNG, TXT, HTML) доступен "Предпросмотр" прямо в правой части окна "Присоединенные файлы". Для других (например, PDF, DOCX, XLSX) потребуется нажать "Просмотреть", чтобы открыть их в соответствующей внешней программе. Вы можете также изменить Наименование файла в 1С (это не меняет имя оригинального файла на диске) и добавить Описание.
Закройте окно присоединенных файлов.
- После того как все файлы добавлены, нажмите "Закрыть" в окне "Присоединенные файлы". Затем "Записать и закрыть" сам документ или элемент справочника, чтобы изменения сохранились.
Важные моменты:
- Версионирование: В 1С часто поддерживается версионирование присоединенных файлов. Если вы добавляете файл с тем же именем, система может предложить создать новую версию или перезаписать существующий. Это полезно для отслеживания изменений. Размер файлов: Имейте в виду, что прикрепление очень больших файлов, особенно при хранении в информационной базе, может замедлять работу 1С и увеличивать время резервного копирования/восстановления. Доступность: Прикрепленные файлы доступны всем пользователям, имеющим права доступа к объекту, к которому файл прикреплен. Права доступа: Убедитесь, что у вашего пользователя есть права на добавление и изменение присоединенных файлов.
Теперь вы знаете, как легко вложить файл в 1С. Это очень полезная функция для организации документооборота и хранения связанных с учетом данных.