Это происходит, если вы покупаете билет на сайте авиакомпании или через онлайн-сервис от имени организации.
1. Списание с расчетного счета:
- Документ: "Списание с расчетного счета" Вид операции: "Оплата поставщику". Путь: Банк и касса → Банковские выписки. Заполнение:
- Получатель: Авиакомпания или агрегатор/сервис, через который приобретен билет. Договор: Договор с поставщиком. Сумма, НДС. Статья движения денежных средств: "Оплата поставщикам (подрядчикам)". Проводка: Дт 60.01 Кт 51.
2. Поступление услуги (билета):
- Документ: "Поступление (акты, накладные, УПД)" Вид операции: "Услуги". Путь: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Заполнение:
- Контрагент: Авиакомпания или агрегатор. Договор: Договор с поставщиком. Номенклатура: Создайте услугу, например, "Авиаперелет" или "Услуги по перевозке". Сумма, НДС. Счет затрат: Аналогично пункту 1 (26, 20, 44, 08.03). Субконто: Укажите соответствующие статьи затрат и подразделения.
Проводки (пример):
- Дт 26 (44, 20) Кт 60.01 — Отражены расходы на услугу. Дт 19.04 Кт 60.01 — Выделен НДС. Дт 68.02 Кт 19.04 — НДС принят к вычету (при наличии счетов-фактур/УПД).
3. Покупка через агента/посредника
Если вы работаете с агентством, которое выписывает вам УПД на стоимость билета (часто с выделением НДС), процесс аналогичен варианту 2, но поставщиком в документах будет выступать агентство.
- В УПД от агентства могут быть выделены:
- Стоимость самой перевозки. Агентское вознаграждение. Сервисные сборы.
Важно правильно распределить эти суммы по счетам затрат. Основная сумма (перевозка) идет на 26/44/20. Агентское вознаграждение и сервисные сборы тоже могут идти на эти же счета или на 91.02 "Прочие расходы" (по статье "Услуги посредников").
Дополнительные важные моменты:
- Первичные документы: Для подтверждения расходов и вычета НДС необходимы:
- Электронный билет (маршрут-квитанция): Часто достаточно для подтверждения расхода на перевозку. Посадочный талон: Подтверждает факт перелета сотрудника. Акт или УПД от агента/авиакомпании: Если выдан. Особенно важен для вычета НДС, если он выделен. Приказ о командировке, Служебное задание, Авансовый отчет.
Правила по НДС:
- НДС по билетам принимается к вычету при наличии корректно оформленных документов и выделенного НДС. НДС в билете выделяется в виде отдельной строки. Если перевозка международная, НДС может отсутствовать или быть по ставке 0%. Если билет электронный, для вычета НДС может быть достаточна маршрут-квитанция с указанием суммы НДС и платежный документ.
Учетная политика: Убедитесь, что ваша учетная политика определяет порядок отнесения командировочных расходов на затраты. Связь с авансовым отчетом: Даже если билет оплачен организацией напрямую, в Авансовом отчете сотрудника все равно нужно отразить факт использования этого билета для его поездки (на вкладке "Прочее", без денежных сумм, просто для подтверждения).
В целом, главное при оприходовании билета в 1С – это правильно классифицировать его как услугу, отнести на соответствующий счет затрат и корректно учесть НДС.