Вариант 1: Оказание услуги покупателю (основной вид деятельности)
Это наиболее распространенный случай, когда оказание услуг является вашей основной деятельностью.
1. Документ: "Реализация (акт, накладная, УПД)"
- Путь: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Создайте новый документ. Вид операции: "Услуги" или "Акт об оказании услуг". Заполнение:
- Контрагент: Выберите вашего покупателя. Договор: Выберите договор с покупателем. Номенклатура:
- Создайте услугу в справочнике "Номенклатура" (если еще не создана). Укажите вид номенклатуры "Услуга". Выберите оказанную услугу.
Количество: Укажите количество оказанных услуг (если применимо). Цена: Укажите цену за единицу услуги. Сумма: Рассчитается автоматически (количество * цена). Ставка НДС: Укажите ставку НДС (если применимо). Счет учета доходов: Обычно счет 90.01 "Выручка". Субконто к счету доходов: Статья доходов (например, "Доходы от оказания услуг"). Счет учета НДС: Обычно счет 90.03 "НДС". Счет учета расчетов с контрагентом: Обычно счет 62.01 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Счет учета авансов (если были): Обычно счет 62.02 "Расчеты по авансам полученным". Проводки (пример):
- Дт 62.01 Кт 90.01 – Начислена выручка за оказанные услуги. Дт 90.03 Кт 68.02 – Начислен НДС (если применимо). Дт 62.02 Кт 62.01 – Зачет аванса (если был).
2. Получение оплаты (если оплата после оказания услуги):
- Документ: "Поступление на расчетный счет" или "Поступление наличных" Путь: Банк и касса → Банковские выписки / Кассовые документы. Вид операции: "Оплата от покупателя". Заполнение:
- Плательщик: Выберите вашего покупателя. Договор: Выберите договор. Сумма: Укажите сумму оплаты. Счет учета расчетов с контрагентом: Обычно счет 62.01. Статья движения денежных средств: "Оплата от покупателей". Проводка: Дт 51 (50.01) Кт 62.01 – Получена оплата от покупателя.
Вариант 2: Оказание услуги сотруднику (например, обучение)
Если ваша организация оплачивает обучение сотрудника, это рассматривается как услуга, оказанная сотруднику.
1. Оплата услуги (если оплата предварительная):
- Документ: "Списание с расчетного счета" или "Выдача наличных" Вид операции: "Оплата поставщику". Заполнение: Оплата организации, оказывающей услуги обучения. Проводка: Дт 60.02 Кт 51 (50.01) – Оплачена услуга обучения.
2. Отражение расходов на обучение:
- Документ: "Поступление (акт, накладная, УПД)" Вид операции: "Услуги". Заполнение:
- Контрагент – организация, оказывающая услуги обучения. Номенклатура – услуга обучения. Счет затрат: Зависит от цели обучения (например, 26 "Общехозяйственные расходы", 20.01 "Основное производство", если обучение связано с производством, 73.02 "Расчеты по прочим операциям с персоналом", если это, например, повышение квалификации). Субконто к счету затрат: Статья затрат (например, "Расходы на обучение персонала").
Проводка: Дт 26 (20.01, 73.02) Кт 60.01 – Отражены расходы на обучение.
3. Зачет оплаты (если была):
- Проводка: Дт 60.01 Кт 60.02 – Зачет аванса.
Вариант 3: Оказание услуги сторонней организации (например, реклама)
Если ваша организация заказывает услугу у другой организации (например, рекламные услуги), то учет ведется как обычная покупка услуги.
1. Оплата услуги (если оплата предварительная):
- Аналогично варианту 2 (Дт 60.02 Кт 51 (50.01)).
2. Отражение расходов на услугу:
- Аналогично варианту 2 (Дт 26 (44, 20, 91.02) Кт 60.01). Счет затрат зависит от характера услуги (например, 44 "Издержки обращения" для рекламных услуг в торговой организации, 91.02 "Прочие расходы" для консультационных услуг).
3. Зачет оплаты (если была):
- Аналогично варианту 2 (Дт 60.01 Кт 60.02).
Дополнительные моменты:
- НДС: Если ваша организация является плательщиком НДС, не забудьте указать ставку НДС в документах "Реализация" и "Поступление". УПД: Если контрагент предоставляет вам УПД (Универсальный передаточный документ), используйте его вместо акта и счета-фактуры. Счета учета: Правильный выбор счетов учета (90, 62, 60, 20, 26, 44, 91, 73) важен для корректного формирования финансовой отчетности. Авансы: Если была предоплата (аванс), не забудьте его зачесть. Первичные документы: Обязательно наличие правильно оформленных первичных документов (актов, счетов-фактур, УПД) для подтверждения оказания услуги.
Выбор конкретного варианта и счетов учета зависит от специфики вашей деятельности и учетной политики. Если у вас сложная ситуация, рекомендуется проконсультироваться с бухгалтером.
Процесс состоит из нескольких этапов:
1. Выдача денежных средств под отчет (если деньги выдавались заранее)
Если вы заранее выдавали деньги работнику (наличные из кассы или переводили на корпоративную карту), это нужно отразить:
· Документ: "Выдача наличных" (для кассы)
- Путь: Банк и касса → Кассовые документы → Выдача. Вид операции: "Выдача подотчетному лицу". Заполнение:
- Получатель: Выберите сотрудника. Сумма: Укажите выданную сумму. Счет учета: 71.01 (Расчеты с подотчетными лицами). Назначение: Например, "На хозяйственные расходы".
Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01 – Выданы деньги под отчет.
· Документ: "Списание с расчетного счета" (для перевода на корпоративную карту или личную карту, если это разрешено учетной политикой)
- Путь: Банк и касса → Банковские выписки → Списание. Вид операции: "Перевод подотчетному лицу". Заполнение: Аналогично "Выдаче наличных", но выбираете счет 51. Проводка: Дт 71.01 Кт 51 – Переведены деньги под отчет.
2. Оформление Авансового отчета (ключевой документ)
Этот документ используется независимо от того, выдавались ли деньги заранее или сотрудник тратил свои личные средства.
- Документ: "Авансовый отчет"
O Путь: Банк и касса → Авансовые отчеты.
O Создайте новый документ.
O Заполнение шапки:
- Подотчетное лицо: Выберите сотрудника, который отчитывается. Склад: Для услуг и большинства расходов оставьте пустым. Для материальных ценностей, приобретенных сотрудником (например, канцтоваров), укажите склад, на который они приходуются. Документ: Укажите номер и дату авансового отчета (как правило, дата его утверждения).
O Вкладка "Авансы":
- Нажмите кнопку Добавить. Выберите документ(ы) выдачи денежных средств, если они выдавались ранее. Это поможет программе отследить, сколько денег было выдано и сколько израсходовано.
O Вкладка "Товары" (если сотрудник приобрел материальные ценности):
- Нажмите Добавить. Номенклатура: Выберите или создайте позицию номенклатуры (например, "Бумага А4", "Картридж"). Количество, Цена, Сумма, НДС: Укажите данные из подтверждающих документов (чеков, накладных). Счет учета: Выберите счет, на который приходуются ТМЦ (например, 10.01 "Сырье и материалы", 10.09 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности", 41.01 "Товары"). Контрагент: Укажите продавца, у которого сотрудник приобрел ТМЦ. Документ (поставщика): Укажите реквизиты чека, накладной или товарного чека. Проводки (пример): Дт 10.01 (41.01) Кт 71.01 – Оприходованы ТМЦ. Дт 19 Кт 71.01 – Выделен НДС.
O Вкладка "Оплата" (если сотрудник оплатил услуги):
- Нажмите Добавить. Контрагент: Укажите поставщика услуги (например, гостиница, автотранспортная компания, учебный центр). Документ: Укажите реквизиты акта, квитанции, чека об оплате услуги. Сумма, НДС. Счет затрат: Это очень важный пункт. Выберите счет, на который будут отнесены расходы (например):
- 26 "Общехозяйственные расходы": Для общих административных расходов (канцтовары, командировки ИТР, курьерские услуги). 20.01 "Основное производство": Для расходов, напрямую связанных с производством (например, запчасти для оборудования, используемого в производстве). 44 "Издержки обращения": Для расходов в торговых организациях (например, рекламные услуги, транспортные расходы на доставку товаров). 08.03 "Строительство объектов основных средств": Если расходы связаны со строительством собственного ОС. 91.02 "Прочие расходы": Для прочих непроизводственных расходов.
Субконто к счету затрат: Заполните соответствующие аналитики (например, "Статья затрат": "Командировочные расходы", "Аренда", "Услуги связи" и т. д., а также Подразделение). Проводки (пример): Дт 26 (44, 20.01, 91.02) Кт 71.01 – Списаны расходы на услугу. Дт 19 Кт 71.01 – Выделен НДС.
O Вкладка "Прочее" (для прочих расходов, например, суточные, транспортные расходы по командировке без конкретного поставщика):
- Нажмите Добавить. Документ: Укажите основание (например, "Приказ о командировке"). Содержание: Опишите расход (например, "Суточные за 3 дня"). Сумма, НДС. Счет затрат: Аналогично вкладке "Оплата". Субконто к счету затрат: Аналогично вкладке "Оплата". Проводки (пример): Дт 26 Кт 71.01 – Списаны суточные.
O Вкладка "Оплата" (вторая — на этой же форме, внизу):
- После заполнения всех вкладок, программа автоматически рассчитает "Остаток" (сколько денег подотчетное лицо должно вернуть) или "Перерасход" (сколько организация должна возместить подотчетному лицу). Если образовался "Перерасход", программа покажет эту сумму.
O Проведите документ "Авансовый отчет".
3. Выплата перерасхода (возмещение расходов)
Если по итогам авансового отчета у сотрудника образовался перерасход (т. е. он потратил больше, чем ему было выдано, или вообще не получал денег заранее), вы должны ему эти деньги возместить.
· Документ: "Выдача наличных" (из кассы)
- Путь: Банк и касса → Кассовые документы → Выдача. Вид операции: "Возврат денежных средств подотчетному лицу". Заполнение:
- Получатель: Выберите сотрудника. Сумма: Укажите сумму перерасхода из авансового отчета. Документ-основание: Выберите соответствующий авансовый отчет. Счет учета: 71.01.
Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01 – Выплачен перерасход по авансовому отчету.
· Документ: "Списание с расчетного счета" (перевод на личную карту работника)
- Путь: Банк и касса → Банковские выписки → Списание. Вид операции: "Возврат денежных средств подотчетному лицу". Заполнение: Аналогично "Выдаче наличных", но выбираете счет 51. Проводка: Дт 71.01 Кт 51 – Выплачен перерасход по авансовому отчету.
После этих операций счет 71.01 по данному сотруднику должен обнулиться (или иметь остаток, если есть другие непогашенные авансы/перерасходы).
Важные нюансы:
- Подтверждающие документы: Обязательно требуйте от сотрудника оригиналы всех подтверждающих документов (чеки ККМ, товарные чеки, накладные, акты выполненных работ, посадочные талоны, билеты, квитанции, авансовые отчеты от сторонних организаций). Без них расходы могут быть не приняты к учету для целей налогообложения. Счета-фактуры: Если сотрудник приобрел ТМЦ или услуги, по которым был выделен НДС, и у него есть счет-фактура (или УПД) от поставщика, необходимо на основании Авансового отчета создать документ "Формирование записей книги покупок" для принятия НДС к вычету. Сроки отчета: Установите в учетной политике или приказом сроки предоставления авансовых отчетов. Контроль: Регулярно проводите сверку расчетов с подотчетными лицами, чтобы не накапливалась задолженность. Ограничения: Некоторые расходы (например, представительские) могут иметь лимиты для принятия в налоговом учете.
Следуя этим шагам, вы корректно отразите в 1С все расходы, понесенные сотрудником для нужд организации, и возместите ему потраченные средства.