Как сделать подразделы в 1с

Создание подразделов в 1С может быть реализовано различными способами, в зависимости от целей и используемой конфигурации. Рассмотрим основные подходы:

1. Использование справочника “Подразделения” (стандартный способ):

Это наиболее распространенный и рекомендуемый способ, особенно в конфигурациях, предназначенных для учета в организациях.

Как это работает: Создается иерархическая структура подразделений в справочнике “Подразделения”. Одно подразделение может быть подчинено другому, образуя дерево подразделений. Преимущества:
Стандартный механизм 1С, поддерживаемый большинством конфигураций. Простота настройки и использования. Удобство формирования отчетов в разрезе подразделений. Поддержка прав доступа на уровне подразделений.

Недостатки:

Может быть недостаточно гибким для сложных организационных структур.

Настройка:

1. Откройте справочник “Подразделения”. В зависимости от конфигурации, он может находиться в разделе “Предприятие”, “Организация” или “Администрирование”.

2. Создайте подразделение верхнего уровня (если его еще нет). Например, “Центральный офис” или “Управление”.

3. Создайте подразделы, подчиненные подразделению верхнего уровня. При создании нового подразделения укажите родительское подразделение в поле “Родитель”. Например, “Отдел продаж”, “Отдел маркетинга”, “Бухгалтерия”, подчиненные “Центральному офису”.

4. Заполните информацию о каждом подразделении. Укажите наименование, код, ответственное лицо, местонахождение и другие необходимые данные.

5. Привяжите подразделения к сотрудникам. В карточке сотрудника укажите подразделение, в котором он работает.

6. Используйте подразделения в документах. При оформлении документов (например, счетов, накладных, актов) указывайте подразделение, ответственное за данный документ.

2. Использование планов счетов и аналитики учета (для целей учета):

Этот способ используется для более детальной аналитики учета и применяется в основном в бухгалтерских конфигурациях.

Как это работает: К счетам учета добавляются субконто (аналитика), в качестве которых используются элементы справочника “Подразделения”. Это позволяет вести учет в разрезе подразделений. Преимущества:
Гибкость настройки аналитики. Возможность получения подробных отчетов по каждому подразделению.

Недостатки:

Требует более глубоких знаний бухгалтерского учета и настроек 1С. Более сложная настройка, чем использование справочника “Подразделения”.

Настройка:

1. Откройте план счетов. В разделе “Бухгалтерия” или “План счетов” найдите план счетов бухгалтерского учета.

2. Выберите счет, к которому нужно добавить аналитику по подразделениям. Например, счет 20 “Основное производство”, 26 “Общехозяйственные расходы” или 44 “Расходы на продажу”.

3. В свойствах счета укажите, что к нему можно применять субконто “Подразделения”.

4. При проведении документов, использующих данный счет, указывайте подразделение в качестве субконто. Например, при списании материалов в производство указывайте подразделение, для которого списываются материалы.

3. Использование дополнительных справочников и измерений (для нестандартных задач):

Этот способ используется, если стандартных возможностей 1С недостаточно для решения поставленных задач.

Как это работает: Создается дополнительный справочник (например, “Проекты”, “Направления деятельности”, “Центры затрат”), который используется для детализации учета в разрезе подразделений. Преимущества:
Максимальная гибкость настройки. Возможность решения сложных задач учета и анализа.

Недостатки:

Требует программирования и настройки 1С. Более сложная поддержка и обновление.

Настройка:

1. Создайте новый справочник. Например, “Проекты”.

2. Добавьте необходимые реквизиты в справочник. Например, “Наименование”, “Руководитель проекта”, “Подразделение”.

3. Свяжите новый справочник со справочником “Подразделения”.

4. Используйте новый справочник в документах. Например, при оформлении документов указывайте проект и подразделение, ответственное за данный проект.

5. Настройте отчеты для получения информации в разрезе проектов и подразделений.

4. Использование организационной структуры предприятия (в конфигурациях ERP):

В конфигурациях ERP (например, 1С:ERP Управление предприятием) используется развитая система организационной структуры предприятия, которая позволяет создавать иерархию подразделений, центров ответственности и других организационных единиц.

Как это работает: Организационная структура предприятия настраивается в специализированном разделе конфигурации. Преимущества:
Наиболее полный и гибкий способ управления организационной структурой. Интеграция с другими подсистемами ERP (например, управление персоналом, бюджетирование).

Недостатки:

Требует углубленного изучения функциональности ERP. Более сложная настройка, чем использование справочника “Подразделения”.

При выборе способа создания подразделов учитывайте следующие факторы:

Используемая конфигурация 1С. Цели и задачи учета и анализа. Сложность организационной структуры. Необходимый уровень детализации. Квалификация пользователей 1С.

В большинстве случаев, использование справочника “Подразделения” является оптимальным решением. Если вам требуется более сложная аналитика, рассмотрите возможность использования планов счетов и аналитики учета или дополнительных справочников и измерений. Если вы используете конфигурацию ERP, используйте возможности организационной структуры предприятия.