Исправление наименования покупателя в счете-фактуре зависит от того, когда была обнаружена ошибка, сдан ли уже этот счет-фактура в составе декларации по НДС и какой способ выставления счетов-фактур вы используете (электронный или бумажный).
Общие принципы:
- Нельзя просто зачеркнуть и исправить в существующем счете-фактуре. Это запрещено законодательством. Нельзя удалять и заменять существующий счет-фактуру. Исправление осуществляется путем выставления корректировочного счета-фактуры (КСФ).
Сценарии и действия:
1. Ошибка обнаружена до сдачи декларации по НДС (и до передачи ЭДО):
- Бумажный вариант: Если счет-фактура еще не подписан и не передан покупателю, просто переделайте его с правильным наименованием. Старый экземпляр уничтожьте. Электронный вариант (ЭДО):
- Если счет-фактура еще не подписан и не отправлен через систему ЭДО, аннулируйте его в системе ЭДО и создайте новый с правильными данными.
2. Ошибка обнаружена после сдачи декларации по НДС или передачи счета-фактуры покупателю (бумажный или ЭДО):
В этом случае необходимо выставить корректировочный счет-фактуру (КСФ).
- Что такое корректировочный счет-фактура (КСФ)?
- Это документ, который вносит изменения в ранее выставленный счет-фактуру. КСФ содержит ссылку на первоначальный счет-фактуру, который корректируется.
Порядок действий:
1. Согласуйте исправление с покупателем: Свяжитесь с покупателем и сообщите об ошибке в наименовании. Согласуйте необходимость выставления корректировочного счета-фактуры.
2. Выставьте корректировочный счет-фактуру (КСФ):
- В КСФ укажите:
- Дату составления корректировочного счета-фактуры. Номер корректировочного счета-фактуры. Нумерация должна быть последовательной. Номер и дату исходного счета-фактуры, который корректируется. Правильное наименование покупателя. Разницу между старым и новым значением (если изменяется не только наименование, но и, например, цена или количество). В вашем случае это не требуется, если меняется только наименование. Оставьте соответствующие графы без изменений. Основание для внесения изменений: В качестве основания укажите “Исправление ошибки в наименовании покупателя”. Подпись: КСФ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером (или уполномоченными лицами) продавца.
3. Передайте КСФ покупателю:
- Бумажный вариант: Передайте покупателю подписанный экземпляр КСФ. Электронный вариант (ЭДО): Отправьте КСФ через систему ЭДО.
4. Отразите исправления в книге покупок и книге продаж:
- У продавца: Зарегистрируйте корректировочный счет-фактуру в книге продаж в том периоде, в котором он был составлен. У покупателя: Зарегистрируйте корректировочный счет-фактуру в книге покупок в том периоде, в котором он был получен.
5. Подайте уточненную декларацию по НДС (если ошибка повлияла на сумму НДС): Если изменение наименования покупателя Не повлияло на сумму НДС (что вероятно), подавать уточненную декларацию не требуется. Если же изменение наименования покупателя произошло вместе с изменением других данных (например, ИНН), которые повлияли на определение налоговой базы, то подача уточненной декларации необходима. В вашем случае, если Только наименование было неверным, уточненную декларацию подавать не нужно.
Важные моменты:
- Согласие покупателя: Выставление корректировочного счета-фактуры требует согласования с покупателем. Ошибки в наименовании поставщика (продавца) также нужно исправлять с помощью корректировочного счета-фактуры. Сроки: Важно исправить ошибку и выставить корректировочный счет-фактуру как можно скорее. Консультация с бухгалтером: Если у вас есть сомнения, проконсультируйтесь с опытным бухгалтером. ЭДО: Если вы используете электронный документооборот (ЭДО), уточните правила и возможности исправления счетов-фактур в вашей системе ЭДО.
Пример:
Допустим, вы выставили счет-фактуру №123 от 15.03.2024 ООО “Ромашка”, а потом обнаружили, что правильное наименование ООО “Ромашка-Плюс”.
Вы договариваетесь с ООО “Ромашка-Плюс” об исправлении ошибки. Вы выставляете корректировочный счет-фактуру №1 от 20.03.2024 к счету-фактуре №123 от 15.03.2024, в котором указываете правильное наименование покупателя — ООО “Ромашка-Плюс”, а в основании указываете “Исправление ошибки в наименовании покупателя”. Вы передаете КСФ ООО “Ромашка-Плюс”. Вы регистрируете КСФ в своей книге продаж за 1 квартал 2024 года. (Если необходимо) ООО “Ромашка-Плюс” регистрирует КСФ в своей книге покупок за 1 квартал 2024 года. Уточненную декларацию по НДС подавать не нужно, так как изменение коснулось только наименования, и сумма НДС не изменилась.
Следуя этим инструкциям, вы сможете правильно исправить наименование покупателя в счете-фактуре и избежать проблем с налоговой инспекцией.