Как сделать доплист к книге покупок в 1с

Создание дополнительного листа (или нескольких листов) к книге покупок в 1С позволяет эффективно структурировать и анализировать данные по НДС, особенно когда объемы данных велики или требуется более детальная группировка информации. Вот пошаговая инструкция, как это сделать, с учетом различных сценариев:

I. Основной способ: Использование настроек отбора и группировки в отчете “Книга покупок”

Это самый простой и распространенный способ, который позволяет получить практически любой желаемый вид разбивки данных без необходимости изменения конфигурации.

Откройте отчет “Книга покупок”: Перейдите в раздел “Отчеты” -> “Регламентированная отчетность” -> “Книга покупок”. Настройте период отчета: Укажите период, за который вы хотите сформировать книгу покупок (обычно квартал). Настройте отборы:

На вкладке “Отбор” можно задать фильтры по контрагентам, счетам-фактурам, номерам документов, статьям затрат и любым другим реквизитам документов. Это позволяет создать отдельные листы для разных поставщиков, типов товаров/услуг, проектов и т. д. Пример: Чтобы создать отдельный лист для поставщика “Ромашка”, добавьте отбор по полю “Контрагент” и выберите поставщика “Ромашка”. Пример: Чтобы отфильтровать документы по конкретной статье затрат (например, “Материалы”), добавьте отбор по полю “Статья затрат” и выберите нужную статью. Сохраните настройки отбора: Это можно сделать, нажав на кнопку “Сохранить настройки”.

Настройте группировку (важно для создания разных листов):

На вкладке “Группировка” укажите, по каким реквизитам нужно сгруппировать данные. Пример: Чтобы создать отдельные листы для каждого поставщика, добавьте поле “Контрагент” в группировку. Пример: Чтобы получить сводную информацию по статьям затрат, добавьте поле “Статья затрат” в группировку. Порядок группировки имеет значение: Порядок полей в группировке определяет структуру отчета. Например, если вы сгруппируете сначала по “Контрагент”, а затем по “Счет-фактура полученный”, то получите отчет, в котором сначала будут все документы по контрагенту, а внутри них — разбивка по счетам-фактурам. Сохраните настройки группировки: Это можно сделать, нажав на кнопку “Сохранить настройки”.

Настройте показатели:

На вкладке “Показатели” вы можете выбрать, какие данные будут отображаться в отчете (например, “Сумма покупок”, “Сумма НДС”, “Номер счет-фактуры” и т. д.).

Сформируйте отчет: Нажмите кнопку “Сформировать”. Экспорт в Excel (для получения разных листов):

Нажмите кнопку “Экспорт” (обычно значок с изображением листа бумаги и стрелочкой). Выберите формат экспорта “Excel”. Важно! В настройках экспорта Excel убедитесь, что выбран параметр, позволяющий разбить отчет на отдельные листы (например, “Каждая группа на отдельном листе”, “Разбить по группировкам” или подобный вариант — зависит от версии 1С и формата экспорта). Если такого параметра нет, то придется разделить отчет вручную в Excel. Сохраните файл Excel.

II. Альтернативный способ: Создание дополнительных отчетов на основе книги покупок (для сложных сценариев)

Этот способ подходит, если стандартных настроек отбора и группировки недостаточно, и вам требуются более сложные манипуляции с данными. Он требует некоторого знания конфигурации 1С.

Создайте новый отчет на основе книги покупок:

В разделе “Отчеты” или “Регламентированная отчетность” создайте новый отчет на основе существующего отчета “Книга покупок” (или создайте новый отчет на основе запроса к данным книги покупок). Важно! Используйте конфигуратор 1С для этого. В конфигураторе вы сможете изменить структуру отчета, добавить новые поля, изменить порядок вывода данных, добавить формулы и т. д.

Настройте параметры отчета:

В конфигураторе создайте параметры, которые позволят пользователю выбирать критерии для формирования дополнительных листов (например, выбор поставщика, группы товаров, периода и т. д.).

Настройте запросы к данным:

Измените запросы к данным книги покупок, чтобы получить нужную информацию в соответствии с выбранными параметрами. Это может включать фильтрацию данных, группировку данных, расчет итогов и т. д.

Настройте макет отчета:

Определите, какие данные будут отображаться в отчете и как они будут организованы (в том числе, разбивка по листам). Используйте макеты для создания отдельных листов в Excel.

Сформируйте отчет и экспортируйте в Excel: После настройки сформируйте отчет и экспортируйте его в Excel (с настройками разбивки по листам, как описано выше).

III. Практические примеры:

Отдельный лист для каждого поставщика:
Откройте книгу покупок. В отборе: добавьте отбор по контрагенту, выберите нужного поставщика. В группировке: добавьте поле “Контрагент”. Сформируйте отчет и экспортируйте в Excel с разбивкой по группировкам.

Отдельный лист для каждой группы товаров (по номенклатуре):

Откройте книгу покупок. В отборе: добавьте отбор по номенклатуре (если нужно, ограничьте выбор группы). В группировке: добавьте поле “Номенклатура”. Сформируйте отчет и экспортируйте в Excel с разбивкой по группировкам.

Сводный лист по статьям затрат с детализацией по счетам-фактурам:

Откройте книгу покупок. В группировке: добавьте поле “Статья затрат”, затем “Счет-фактура полученный”. В показателях: выберите нужные поля (Сумма покупок, Сумма НДС и т. д.). Сформируйте отчет и экспортируйте в Excel (без разбивки по листам, если нужен сводный лист).

IV. Важные моменты и предостережения:

Знание 1С: Для создания сложных отчетов (способ II) потребуется знание конфигурации 1С. Регулярное обновление: Убедитесь, что вы используете актуальную версию 1С, т. к. интерфейс и возможности экспорта могут меняться. Сохранение настроек: Не забывайте сохранять созданные настройки отчетов, чтобы в дальнейшем использовать их повторно. Проверка данных: Всегда проверяйте сформированные отчеты на предмет правильности данных, особенно после изменения настроек. Лимиты Excel: Помните о лимитах Excel (количество строк, столбцов, листов). Для больших объемов данных может потребоваться разбивка на несколько файлов или другие инструменты анализа данных. Соответствие формату: Убедитесь, что полученный отчет соответствует требованиям налоговых органов (если это необходимо).

В большинстве случаев использование настроек отбора и группировки в стандартном отчете “Книга покупок” будет достаточно для создания дополнительных листов. Если же требуются более сложные манипуляции с данными, придется обратиться к созданию дополнительных отчетов в конфигураторе 1С.