В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) "закрыть обособку" означает корректно отразить прекращение деятельности обособленного подразделения (ОП) в программе, чтобы оно перестало участвовать в расчетах зарплаты, налогов и отчетности.
Этот процесс включает несколько шагов, которые зависят от того, ведете ли вы штатное расписание и есть ли сотрудники в этом подразделении.
Общие шаги для закрытия обособленного подразделения в 1С ЗУП (ред. 3.1)
Убедитесь, что в подразделении нет действующих сотрудников:
- Переведите всех сотрудников из закрываемого подразделения в другие подразделения организации. Используйте документ "Кадровый перевод" (Кадры -> Все кадровые документы -> Кадровый перевод). Если сотрудники увольняются, оформите "Увольнение" (Кадры -> Все кадровые документы -> Увольнение). Проверьте: Сформируйте отчет "Штатная расстановка" (Кадры -> Кадровые отчеты -> Штатная расстановка) или "Список сотрудников" с отбором по закрываемому подразделению, чтобы убедиться, что оно пустое.
Закройте позиции штатного расписания (если ведете штатное расписание):
- Если в программе ведется штатное расписание (Настройка -> Кадровый учет -> Установлен флажок Ведется штатное расписание), необходимо закрыть все позиции, относящиеся к ликвидируемому подразделению. Перейдите в Кадры -> Штатное расписание -> Позиции штатного расписания. Откройте каждую позицию, принадлежащую закрываемому подразделению. Нажмите кнопку "Закрыть позицию" и укажите дату, с которой позиция расформирована. Также можно создать документ "Изменение штатного расписания" и в нем закрыть эти позиции.
Установите дату расформирования в карточке подразделения:
- Перейдите в Настройка -> Предприятие -> Подразделения. Откройте карточку нужного обособленного подразделения. Установите флажок "Подразделение расформировано и не используется после" и укажите Дату расформирования. Эта дата должна быть позднее даты увольнения последнего сотрудника или перевода последнего сотрудника. Важно: Убедитесь, что после этой даты не будут создаваться новые документы для этого подразделения.
Снимите регистрацию в налоговом органе (для обособленных подразделений):
- Если это обособленное подразделение, которое было зарегистрировано в налоговом органе (то есть имело отдельный КПП и ОКТМО для уплаты НДФЛ и страховых взносов), то в его карточке (доступно при наличии флажка "Это обособленное подразделение" на вкладке "Главное") есть ссылка на "Регистрации в налоговом органе". Откройте "Регистрации в налоговом органе" по этому подразделению. Для нужной регистрации (например, по ОКТМО/КПП) укажите Дату снятия с учета. Для расчета НДФЛ и 6-НДФЛ: Убедитесь, что вы правильно настроили представление отчетности. После закрытия обособленного подразделения, 2-НДФЛ и 6-НДФЛ представляются по месту учета головной организации (с указанием кода "9" для формы реорганизации "закрытие обособленного подразделения" в 6-НДФЛ, если применимо).
Что происходит после "закрытия" подразделения в 1С ЗУП:
- Подразделение перестанет быть доступным для выбора в новых кадровых документах и документах расчета зарплаты после указанной даты расформирования. При формировании отчетов (например, по штатному расписанию, численности) расформированное подразделение не будет активно учитываться, но его история сохранится. Система будет учитывать дату снятия с учета в налоговом органе при формировании отчетности по НДФЛ и страховым взносам.
Важные соображения:
- Дата расформирования: Указывайте реальную дату прекращения деятельности подразделения. Отчетность: Убедитесь, что вся отчетность (СЗВ-ТД, 4-ФСС, РСВ, 6-НДФЛ и т. д.) по этому подразделению сдана до его закрытия. Проверьте особенности сдачи отчетности в ФНС и ПФР/СФР при закрытии обособленного подразделения. Групповое изменение реквизитов (редко, для служебных реквизитов): В некоторых случаях, если обособленное подразделение было некорректно создано (например, без флажка "Это обособленное подразделение"), и вы не можете его "закрыть" стандартными методами, может потребоваться использование "Группового изменения реквизитов" (Администрирование -> Обслуживание -> Корректировка данных), чтобы изменить служебный реквизит "Это обособленное подразделение" на "Нет". Используйте этот метод только по рекомендации специалиста 1С и с пониманием, что вы делаете, так как это влияет на структуру данных.
Всегда рекомендуется сделать резервную копию базы перед началом таких серьезных изменений.