Исправление среднесписочной численности работников (ССЧ) в Расчете по страховым взносам (РСВ) требует внимательности и знания правил заполнения отчетности. Неправильная ССЧ может привести к искажению базы для начисления страховых взносов и, как следствие, к штрафам со стороны налоговых органов.
I. Общие принципы исправления ошибок в РСВ:
Обнаружение ошибки: Сначала нужно выявить, что именно ССЧ указана неверно. Анализ причины ошибки: Определите причину ошибки, чтобы избежать ее повторения в будущем. Подготовка корректирующего РСВ: Сформируйте корректирующий РСВ с правильными данными. Подача корректирующего РСВ в ФНС: Отправьте корректирующий РСВ в налоговый орган.
II. Как проверить правильность расчета ССЧ:
Прежде чем приступать к исправлению, убедитесь, что вы правильно понимаете, как рассчитывается ССЧ.
Формула расчета ССЧ:
ССЧ = (Сумма списочной численности работников за каждый календарный день месяца) / (Число календарных дней в месяце)
Учет работников в списочной численности:
- В списочную численность включаются все работники, принятые по трудовому договору, независимо от срока его действия (постоянные, временные, сезонные). В списочную численность не включаются:
- Внешние совместители. Работники, выполняющие работы по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком. Работники, находящиеся в учебных отпусках без сохранения заработной платы. Работники, призванные на военные сборы.
Особенности расчета ССЧ для неполного месяца работы организации:
- Если организация создана (ликвидирована) не с начала месяца, ССЧ за этот месяц определяется путем деления суммы списочной численности работников за все дни работы в месяце на число календарных дней в месяце.
Особенности расчета ССЧ за отчетный период (квартал, полугодие, 9 месяцев, год):
- ССЧ за отчетный период определяется как сумма ССЧ за все месяцы отчетного периода, деленная на количество месяцев в отчетном периоде. Если получается дробное число, его нужно округлить по правилам математики (до целого числа).
III. Как исправить ССЧ в РСВ:
Формирование корректирующего РСВ:
- Используйте программу, в которой вы формируете отчетность, для создания корректирующего РСВ. Укажите номер корректировки (например, “001”, “002” и т. д.). Внесите правильные данные о ССЧ в раздел 1 “Сводные данные об обязательствах плательщика страховых взносов” Приложения 1 к Разделу 1 РСВ. Заполните остальные разделы РСВ в соответствии с правилами заполнения отчетности.
Подача корректирующего РСВ в ФНС:
- Отправьте корректирующий РСВ в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), используя квалифицированную электронную подпись. При необходимости, распечатайте корректирующий РСВ и представьте его в налоговый орган на бумажном носителе (в соответствии с требованиями ФНС).
IV. Возможные причины ошибки в ССЧ и способы их исправления:
- Неправильный учет работников при расчете ССЧ: Пересмотрите списки работников и проверьте, правильно ли вы учли всех работников, подлежащих включению в списочную численность. Ошибки при вводе данных в программу: Проверьте правильность ввода данных о списочной численности работников за каждый день месяца в программу для формирования отчетности. Неправильное округление ССЧ: Убедитесь, что вы правильно округлили ССЧ за месяц и за отчетный период. Использование устаревшей версии программы: Установите последнюю версию программы для формирования отчетности, рекомендованную ФНС. Технические ошибки в программе: Если вы уверены, что все данные введены правильно, но ошибка все равно возникает, обратитесь в службу поддержки разработчика программного обеспечения.
V. Важные моменты:
- Сроки подачи корректирующего РСВ: Корректирующий РСВ необходимо подать в налоговый орган как можно скорее после обнаружения ошибки. Штрафы за ошибки в РСВ: За представление недостоверных сведений в РСВ предусмотрены штрафы (статья 17 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ). Взаимодействие с налоговым органом: Если у вас возникли вопросы по поводу исправления ССЧ в РСВ, обратитесь за разъяснениями в налоговый орган по месту учета. Хранение документов: Храните все документы, связанные с расчетом ССЧ и представлением РСВ, в течение установленного законодательством срока (обычно 5 лет).
VI. Ответственность:
Ответственность за правильность заполнения и своевременное представление РСВ несет руководитель организации и главный бухгалтер.
Пример:
Организация обнаружила, что в первоначальном РСВ за 1 квартал 2024 года ССЧ за январь была указана неправильно (забыли учесть одного работника). Необходимо исправить ССЧ и подать корректирующий РСВ.
Бухгалтер пересчитывает ССЧ за январь с учетом всех работников. Бухгалтер формирует корректирующий РСВ за 1 квартал 2024 года с номером корректировки “001”. В разделе 1 Приложения 1 к Разделу 1 РСВ бухгалтер указывает правильную ССЧ за январь. Бухгалтер заполняет остальные разделы РСВ в соответствии с правилами заполнения отчетности. Руководитель подписывает корректирующий РСВ электронной подписью. Бухгалтер отправляет корректирующий РСВ в налоговый орган в электронном виде.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете исправить ошибку в ССЧ в РСВ и избежать негативных последствий со стороны налоговых органов.